Obowiązujące w Polsce przepisy konstytucji nakładają na każdego pracodawcę obowiązek wypłaty wynagrodzenia. Jest to niezwykle istotna regulacja, która zabezpiecza pracowników przed koniecznością wykonywania nieodpłatnych czynności na rzecz zakładu pracy. Trzeba przyznać, że przepisy tego typu w wielu wypadkach są korzystne dla ludzi, których przymusowa sytuacja mogłaby być wykorzystywana przez nieuczciwych kontrahentów.
Należy jednak pamiętać, że takie restrykcje nie sprawdzają się w każdej sytuacji. Często dochodzi do przypadków, gdy członkowie rodziny chcą nieodpłatnie pomagać osobie wykonującej zarobkową działalność zorganizowaną. W takiej sytuacji niezbędne jest posłużenie się jednym z mechanizmów, które ułatwiają możliwość dokonywania określonych czynności na rzecz osoby bliskiej.
Pierwszą z wskazanych wyżej możliwości jest ustanowienie prokury
Jest to szczególne pełnomocnictwo, które upoważnia prokurenta do dokonywania wszystkich czynności sądowych i pozasądowych. Co ważne, jej udzielenie nie musi się wiązać z jakąkolwiek odpłatnością. Powinna ona być jednak w każdym przypadku wpisana do właściwego rejestru. Oznacza to, że jeżeli ten warunek formalny nie zostanie spełniony, będzie ona całkowicie bezskuteczna względem osób trzecich. Będą one mogły rościć sobie prawa do odszkodowania względem prokurenta, który działał bez należytego umocowania.
Dlatego zachowanie formy pisemnej i zgłoszenie prokury do rejestru jest kwestią elementarną. Ponadto każda osoba, która chce udzielić pełnomocnictwo, powinna pamiętać o jednej zasadniczej kwestii. Otóż nie można skutecznie ograniczyć zakresu umocowania względem osób trzecich. Dlatego w wielu sytuacjach unormowanie to wydaje się być zbyt daleko idące. W takiej sytuacji niezbędne jest skorzystanie z innej możliwości.
Drugą opcją do wyboru jest umowa zlecenie bez wynagrodzenia. Jest to swoisty kontrakt cywilnoprawny, który wymaga zachowania określonej formy. Umowa powinna zostać w każdej sytuacji spisana, ponieważ inaczej nie będzie możliwe skuteczne powoływanie się na jej postanowienia przed sądem. Ponadto nieodpłatne zlecenie obwarowane jest kilkoma innymi warunkami.
Otóż brak wynagrodzenia za jego wykonywanie nie stanowi podstawy do nieobjęcia wykonawcy składkami na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Ponadto w każdej sytuacji należy zadbać o to, aby osoba ta mogła korzystać ze świadczeń opieki zdrowotnej. Oznacza to konieczność odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne, których wysokość z roku na rok coraz bardziej rośnie.
Każda umowa zlecenia powinna zawierać datę jej zawarcia
Stanowi ona początkowy moment, od którego należy liczyć długość okresu składkowego. Jest to niezwykle ważne z punktu widzenia pracownika, który może łatwo ustalić swoje uprawnienia emerytalne i rentowe. Ponadto konieczne jest, aby każda strona została należycie zaparafowana przez obydwie strony.
W sytuacji, gdy jedna ze stron działa przez pełnomocnika, konieczne jest uczynienie odpowiedniej wzmianki oraz wskazanie podstawy pełnomocnictwa. Ponadto w przypadku, gdy przedstawiciel dysponuje pełnym dokumentem z którego wynika umocowanie do określonych czynności prawnych, powinien wskazać oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Może okazać się także konieczne zweryfikowanie autentyczności takiego aktu.
Istotnym elementem nieodpłatnej umowy zlecenia jest również określenie czynności, które muszą zostać dokonane w określonym terminie przez wykonawcę. Jest to zastrzeżenie kluczowe, ponieważ kwestia ta nie może być interpretowana rozszerzająco. Przeważnie kontrahenci decydują się, aby zakres prac niezbędnych do wykonania został zawarty w specjalnym aneksie.
Na ogół jednak wystarczy wybiórcze wskazanie czynności
Wynika to z faktu, iż takie kontrakty są przeważnie obecne jedynie w firmach rodzinnych, które z pokolenia na pokolenie przekazywane są głowom wielkich rodów. W każdej jednak sytuacji warto kierować się trzeźwą oceną stanu ryzyka i uregulować kwestie, które mogą budzić spory.
Jeżeli chodzi o kwestie podatkowe, to co do zasady nie jest konieczne zgłaszanie umów tego typu do Urzędu Skarbowego. Dopiero w momencie, gdy okaże się konieczne wypłacenie zaliczek bądź innych świadczeń mających charakter wynagrodzenia, konieczne będzie ich opodatkowanie. Na ogół do tego nie dochodzi, ponieważ obydwie strony kierują się dobrą wiarą w wykonywaniu wszystkich postanowień umowy. Należy jednak zaznaczyć, że brak opodatkowania nie jest tożsamy z nieistnieniem okoliczności uzasadniających zapłatę składek na ubezpieczenia społeczne.
