Porządek w dokumentach firmowych jest niezwykle ważny. Konieczne jest archiwizowanie faktur, umów, wniosków, rachunków i deklaracji, które mają związek z działalnością. Znaczenie ma nie tylko same posiadanie ich przez okres ustalony przez prawo, ale również sposób ich przechowywania.
Dokumenty przechowywane w firmie to trudne zadanie!
Duże przedsiębiorstwa wymagają specjalnych pomieszczeń, w których odpowiednio posegregowane, uporządkowane według okresów sprawozdawczych dokumenty będą miały zapewnione odpowiednie warunki, dzięki którym będą zabezpieczone przed zniszczeniem lub kradzieżą. Szczególną ostrożność i powielanie pewnych procedur zachować należy w przypadku dokumentów prowadzonych przy użyciu komputera. Osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentów w firmie zobowiązana jest do systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zapasowych. Umowy z klientami należą do dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej, więc termin ich przechowywania upływa po 5 latach od rozpoczęcia roku następnego po sporządzeniu dokumentu.
Współpraca z firmą archiwizacyjną
Rozwiązaniem korzystnym pod wieloma względami jest skorzystanie z oferty archiwizacjadokumentow.com.pl. Wszystkie dokumenty przechowywane są w firmie, która świadczy swoje usługi zgodnie z obowiązującym prawodawstwem. Dodatkowo stosuje specjalny system zabezpieczeń obiektów, w których dokumenty są archiwizowane. Przedsiębiorca ma zapewniony łatwy dostęp do wszystkich akt, na jego żądanie wymagane dokumenty są skanowane i przesyłane. Zakres usług wielu firm obejmuje archiwizacje dokumentów tradycyjnych i elektronicznych.
Odpowiedzialność spoczywająca na firmie archiwizacyjnej
Przekazując dokumenty do firmy archiwizacyjnej przedsiębiorca nie musi zatrudniać dodatkowych osób, których obowiązkiem byłoby segregowanie akt. Nie ponosi również kosztów za stworzenie dodatkowej przestrzeni do przechowywania archiwów, ani stworzenia systemu zabezpieczeń, które chroniło by dokumenty przed zniszczeniem lub kontaktem z osobami nieupoważnionymi.
